A Coordenadoria de Escritório de Projetos (ESCPRO), vinculada à Secretaria de Gestão Estratégica (SEGES), tem por objetivo a difusão da metodologia de programas e projetos, no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí.
Sua função primordial é o monitoramento dos projetos estratégicos, instrumentos essenciais para o alcance dos objetivos e metas previstos no Planejamento Estratégico e para a realização das iniciativas constantes nos Planos de Gestão.
Escritório de Projetos: unidade administrativa responsável por orientar, monitorar e acompanhar a execução de programas e projetos no TJPI. De acordo com o art. 1º Provimento Conjunto nº 34/2021, compete à esta unidade:
- elaborar, definir, disponibilizar e manter atualizados as metodologias, os manuais e as ferramentas de gestão e gerenciamento de projetos;
- disseminar e estimular a adoção das metodologias, baseadas em boas práticas de mercado como por exemplo os conceitos e práticas de gerência de projetos do Project Management Institute – PMI, preconizadas no Project Management Body of knowledge – PMBOK e das ferramentas de gestão e gerenciamento de projetos em todas as unidades do TJPI;
- apoiar, orientar e monitorar as unidades do Poder Judiciário do Estado do Piauí e os Gerentes de Projetos quanto às metodologias adotadas, etapas de projetos e outras informações necessárias;
- orientar e incentivar a utilização das ferramentas informatizadas adotadas pelo Poder Judiciário do Estado do Piauí para o cadastramento, o acompanhamento e o monitoramento dos projetos.
- zelar para que as equipes dos projetos monitorados pela coordenação sempre atualizem os sistemas de acompanhamento dos projetos;
- assessorar a Administração do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí em relação aos projetos;
- elaborar, sob demanda, relatórios de monitoramento dos projetos;
- promover a melhoria contínua na gestão de projetos;
- propor capacitação em gestão de projetos, através da Escola Judiciária do Piauí (EJUD);
- participar das avaliações das inovações implementadas ou das práticas de gestão aperfeiçoadas e dos respectivos padrões de trabalhos relativos às estratégias formuladas pelo TJPI;
- buscar melhorias visando à satisfação dos clientes internos, por meio do aperfeiçoamento da qualidade de serviços.
Proponente: todas as unidades judiciárias e administrativas de 1º e 2º graus do Poder Judiciário do Estado do Piauí, as comissões permanentes e temporárias criadas por ato normativo e os grupos de trabalho e comitês locais em atividade, de acordo com o art. 2º do Provimento Conjunto nº 34/2021. São atribuições do proponente:
- Propor programas e projetos, no âmbito do TJPI, com temáticas relacionadas às atribuições da unidade;
- Encaminhar, via SEI, o Termo de Proposição e Abertura do Projeto (TAP) à Coordenadoria de Escritório de Projetos para análise dos requisitos de existência e validade do documento, verificação acerca da viabilidade e emissão de parecer técnico;
- Indicar o Gerente do Projeto;
- Elaborar o Termo de Encerramento do Projeto (TEP), nos moldes definidos pela Coordenação de Escritório de Projetos;
- Solicitar apoio e orientação do Escritório de Projetos quando necessário;
- Conhecer os documentos, as ferramentas e os manuais de gestão de projetos do TJPI, bem como o Provimento Conjunto nº 34/2021.
Gerente do Projeto: servidor ou magistrado do TJPI indicado pelo Gestor (responsável pela unidade proponente) para realizar o planejamento, a execução e o encerramento, possuindo as seguintes responsabilidades:
- Auxiliar o Proponente em todas as etapas do projeto;
- Solicitar apoio e orientação do Escritório de Projetos quando necessário;
- Indicar e convocar a equipe de projeto que, em conjunto, terão a responsabilidade de manter atualizado o andamento do projeto na ferramenta informatizada de acompanhamento;
- Aferir e controlar todos os aspectos relacionados ao progresso de planejamento e execução do projeto sob sua responsabilidade, bem como elaborar relatórios específicos para análise e auditoria solicitados pela Coordenadoria de Escritório de Projetos, pelo Comitê de Gestão Estratégica e/ou pela Coordenação de Modernização e Planejamento da Corregedoria Geral da Justiça (COPM);
- Solicitar, formalmente, ao Escritório de Projetos o acesso aos sistemas de cadastro e acompanhamento de projetos (CAPTEI);
- Encaminhar à Coordenadoria de Escritório de Projetos parecer expositivo contendo recomendações para o futuro dos projetos sob sua responsabilidade, com indicações do seu substituto pelo proponente, quando for realocado para outra unidade;
- Conhecer os documentos, as ferramentas e os manuais de gestão de projetos do TJPI, bem como o Provimento Conjunto nº 34/2021.
- Elaborar o Termo de Encerramento do Projeto (TEP), nos moldes definidos pela Coordenação de Escritório de Projetos.
